Exportera kandidater till Personalkollen

Personalkollen är ett komplett personalsystem för butik- restaurang-, hotell- och caféverksamheter, med stöd för bland annat anställning, schemaläggning, tidsrapportering och lön.

Med integrationen mellan Higher och Personalkollen kan ni enkelt ta nästa steg när en kandidat ska bli anställd. När rekryteringen är klar kan kandidaten exporteras direkt från Higher till Personalkollen, vilket minskar manuellt arbete och gör övergången från rekrytering till anställning smidigare.

• Markera ett eller flera kandidatkort i Higher
• Tryck på Utför åtgärd → Exportera → Exportera till Personalkollen
• Fyll i listan med personnummer på de du vill exportera
• Tryck sedan på Exportera X av Y för att få en sammanställning över dina val.
  
  

•  Bekräfta åtgärden genom att trycka på Ja.

• Givet att exporten lyckades bör du se dina kandidater i Personalkollens gränssnitt som nya anställda.
  
  

Exportera direkt från kandidatkortet

Du kan även exportera en kandidat direkt från kandidatkortsvyn.

• Öppna kandidatkortet och tryck på "Exportera". En lista med tillåtna destinationer öppnas. Markera "Exportera till Personalkollen"

• Du skrollas ner till fältet "Exportera till Personalkollen" där du anger personnumret. Dropdown för företag syns endast om du behöver kunna exportera till fler endpoints hos Personalkollen. Skriv in personnumret och klicka på Fortsätt. Kontrollera att det är angivet korrekt och bekräfta valet genom att trycka på Ja 

Vanliga frågor

Hur kommer jag igång?
Higher behöver aktivera kopplingen mellan Higher och Personalkollen åt dig. Det gör du genom att mejla support@higher.nu med två saker:

1. Din API-nyckel från Personalkollen. Den hittar du under Meny → Inställningar → Integrationer → Export API.
2. Det namn du vill att kopplingen ska ha. Namnet är det som visas som alternativ (i en dropdown) när du ska exportera kandidater, så välj något som du känner igen, till exempel företagsnamnet.

Vilken information exporteras till Personalkollen?

• Personnummer
• Namn (enligt kandidatkortet)
• E-post (enligt kandidatkortet)

Jag har flera företagsprofiler i Personalkollen men bara en kundbild i Higher. Kan jag exportera till olika företag?
Ja, det går. Då gäller följande:

• Du skickar in en API-nyckel per företag i Personalkollen och ett namn för varje nyckel.
• Varje namn dyker sedan upp som ett eget val i dropdownmenyn vid export, så att du kan välja rätt företag.
• Du måste exportera i omgångar (batchvis). Alla kandidater du markerar i en och samma export går nämligen till ett enda företag. Ska några kandidater till företag A och andra till företag B gör du två separata exporter.

Exempel: Du har tre restauranger i Personalkollen. Du mejlar supportteamet tre API-nycklar med namnen “Restaurang Söder”, “Restaurang Norr” och “Restaurang Centrum”. När du sedan exporterar väljer du först kandidaterna till Söder, exporterar till “Restaurang Söder” och upprepar sedan för de andra.

Behöver kandidaten göra något?

Inte för att exporten ska gå igenom, däremot behöver kandidaten bekräfta och skapa sin profil i aktiveringsmejlet som går ut i samband med exporten. Exempel ser du nedan

Om en kandidat redan har exporterats till företag A, kan hen exporteras till företag B?

Ja. Samma kandidat kan exporteras till flera företagsprofiler, men högst en gång per företag. Personnumret fungerar som unik identifierare och dubbletter tillåts inte, så systemet stoppar en export om kandidaten redan finns hos det valda företaget.

Varför behöver jag mata in personnummer manuellt, borde inte det finnas som ett fält när man söker ett jobb från start?

Higher arbetar enligt GDPR-principen om dataminimering. Det innebär att vi inte samlar in personuppgifter som inte är nödvändiga för själva ansökningsprocessen.

Personnummer behövs normalt inte för att kunna söka ett jobb utan blir aktuellt först längre fram i processen, exempelvis när en anställning ska upprättas. Eftersom alla som söker ett jobb inte kommer att anställas finns det därför ingen anledning att samla in personnummer från samtliga kandidater redan vid ansökningstillfället.

Jag har markerat massor med kandidater och inser att jag saknar personnummer på vissa av dem, måste jag börja om från början då?

Nej. I modalen finns en checkruta, ”Hoppa över kandidater utan personnummer”, ifylld per standard. Systemet hoppar då över fält som saknar personnummer vid exporttillfället.

Jag råkade exportera ett ogiltigt person- eller samordningsnummer när jag exporterade min kandidat, vad gör jag?

Integrationen har inbyggd validering av svenska person- och samordningsnummer. Om ni försöker exportera en kandidat med ett ogiltigt nummer kommer Personalkollen inte att skapa någon anställd.

• Gör du exporten från ett kandidatkort syns det direkt

  

• Gör du bulkexport får du ett mejl med information om vilken kandidat som inte kunde exporteras, vilket personnummer som användes och vad du behöver göra. När personnumret är korrigerat kan du försöka exportera kandidaten igen från Higher (eller lägga upp den manuellt i Personakollen om du föredrar det).

  Kontakta support@higher.nu om du kör fast.