Varför svarar inte kandidaten på mejl? Så förbättrar du din ”deliverability”

1. Vanliga orsaker till uteblivna svar

Det finns främst fyra anledningar till att din kommunikation inte når fram eller ignoreras:

• Felaktig e-postadress: Kandidaten har skrivit fel i sin ansökan.

• Hamnat i skräpposten: Mejlet har sorterats bort av kandidatens e-postleverantör.

• Full inkorg: Mottagarens lagringsutrymme är slut och kan inte ta emot fler mejl.

• Svalt intresse: Kandidaten är inte längre intresserad och väljer att inte svara.

2. Hantera felaktiga e-postadresser

Det är förvånansvärt vanligt att kandidater skriver fel i sin ansökan. Vi ser dagligen hundratals exempel i våra loggar där små stavfel hindrar mejl från att nå fram – till exempel @gmail.con istället för @gmail.com eller outlok.com istället för outlook.com.

Eftersom detta sker i så stor skala är det alltid värt att dubbelkolla adressen om du inte får svar.

Gör så här:

1. Kontrollera stavningen: Om adressen ser felaktig ut, kontakta kandidaten via telefon eller SMS.

2. Be om ny ansökan: Be kandidaten skicka in en ny ansökan med rätt uppgifter. På så sätt skapas ett korrekt kandidatkort som ni kan använda för framtida kommunikation.

3. Rensa dubbletter: Kontakta oss på supporten så hjälper vi dig att ta bort den felaktiga ansökan, så att ni slipper hantera flera kort för samma person.

3. Problematik med skräppost (Spam) – Varför hamnar mejlen där?

E-postleverantörer (som Gmail, Yahoo, iCloud och Outlook) uppdaterar ständigt sina filter för att skydda användare mot phishing och spam. Tyvärr kan även legitima mejl ibland fastna i dessa filter. Hur strikt ett mejl filtreras beror både på leverantörens generella regler och kandidatens egna inställningar.

Viktigt att veta om våra loggar: Det är bra att känna till att vi har begränsad insyn när ett mejl väl har lämnat vårt system.

• Vad vi kan se: Vi ser om ett mejl nekas av tekniska skäl, om adressen är felstavad eller om mottagarens inkorg är full (så kallad "studs").

• Vad vi inte kan se: Vi kan inte se om ett mejl har sorterats in i en skräppostmapp. När mejlet väl har tagits emot av kandidatens server betraktas det som "levererat" i våra system, även om det hamnar i deras spam-filter.

• Undantag rörande Gmail-adresser. Här kan det hända att mejl från Higher sorteras under etiketten "Updates" (Uppdateringar). 

Hur fungerar det?

Tänk på mejlsystemet som en postgång i två steg:

1. Steg 1 (Vårt ansvar): Vi skickar brevet och ser till att det når fram till kandidatens "postkontor" (deras mejlserver). Om postkontoret är stängt eller adressen inte finns, får vi brevet i retur och kan se felet.

2. Steg 2 (Mottagarens ansvar): När brevet väl är inne på postkontoret sorterar de brevet åt kandidaten. Här bestämmer deras system om brevet ska läggas direkt i handen (inkorgen) eller kastas i papperskorgen (skräpposten). Denna interna sortering sker bakom stängda dörrar, och vi får ingen rapport om var brevet till slut hamnade.

Gör så här om du misstänker skräppost:

• Vitlistning: Om en kandidat hittar ditt mejl i skräpposten, be dem att lägga till no-reply@uhigher.com i sin kontaktlista eller markera avsändaren som betrodd.

• Långsiktig effekt: Genom att kandidaten markerar mejlet som "inte skräppost" lär de sin e-postleverantör att Higher är en pålitlig avsändare. Det förbättrar leveranssäkerheten för alla framtida mejl, både för dig och dina kollegor.

Om kandidatens inkorg är full kommer dina mejl att studsa direkt. I dessa fall är alternativ kommunikation via telefon det enda sättet att nå fram för att informera kandidaten om problemet.